Projektmanagement stvořený zkušenostmi
Řízení projektů nekončí plánováním, ale stále ukazuje cestu kudy jít.
pm4u vás povede správným směrem.
Termíny & Zdroje & Náklady - Vše pod kontrolou!
Spravujte projekty s úkoly, milníky a vazbami mezi nimi v pm4u jednoduše přímo v Projektovém diagramu. Pracovníci a stroje (zdroje) mohou být k úkolům přiřazeny přímo v Projektovém diagramu. Všechny změny jsou protokolovány, tudíž můžete porovnat aktuální stav projektu s libovolným předchozím.
Pohled na zdroje a jejich přiřazení k úkolům je k dispozici v Diagramu zdrojů. Ukáže vám v daném časovém okně aktuální úkoly a vytížení zdrojů přes všechny aktivní projekty. Pomocí Drag & Drop zde můžete zde přiřadit zdroje na úkoly nebo kopírovat a přesouvat přiřazení ze zdroje na zdroj a optimalizovat tak přetížení zdrojů.
Fixní náklady a náklady na zdroje jsou alfou a omegou při plánování projektů a pm4u s nimi samozřejmě počítá.
Termíny, hodiny, náklady. Tři nejčastěji sledované veličiny při řízení projektů má vedoucí projektu přehledně na jednom místě v grafické podobě. Vedoucí projektu tak může snadno porovnat dosavadní či zbývající plánované hodiny a náklady s reálnými.
Identifikace rozdílů mezi původním plánem a realitou jsou základem pro získávání zkušeností a pro realističtější plánování budoucích projektů. Proto je nutné vést evidenci odpracovaných hodin v pm4u. Zdroje mohou své odpracované hodiny přehledně evidovat v měsíčních tabulkách.
Řízení projektů ukazuje cestu kudy projekt jde. Vazby mezi úkoly definují závislosti v projektu. Vedení odpracovaných a zbývajících hodin zdrojů a skutečných fixních nákladů tvoří základ pro řízení projektu. Pouze díky tomu může vedoucí projektu včas identifikovat odchylky a přimout opatření, která nasměrují projekt k cíli.
Vytvářejte a spravujte projekty přímo v Projektovém diagramu a sledujte zde i jejich aktuální stav.
Pro lepší přehlednost projektu je možné jednotlivé činnosti rozdrolit do na menší části a vytvořit takzvanou Work Breakdown Structure.
Umístěte úkoly v projektu pomocí omezní (například 'Úkol nesmí začínat dříve, než je jiný úkol dokončený'). Pm4u nabízí rozšířené omezující podmínky, tak aby bylo možné libovolně ovlivňovat úkoly. Více o omezujících podmínkách se dočtete v uživatelské příručce, kde naleznete také krátké video.
Přiřaďte zdroje na úkoly přimo v Projektovém diagramu. Přiřazení zdrojů lze nalézt přímo pod každým úkolem. Více se dozvíte v uživatelské příručce.
Veškeré změny v projektech jsou protokolovány, což umožňuje porovnání aktuálního stavu s libovolným starším stavem projektu. Takto lze snadno identifikovat rozdíly oproti původnímu plánu a vyvodit tak opatření pro budoucí činnosti.
Optimální rozvržení zdrojů na úkoly je výzva. I sofistikované algoritmy pro automatizované přiřazování zdrojů na úkoly nedokáží tento úkol zpravidla řešit tak dobře jako zkušený projektový manažer, který zná drobné detaily, jenž software nedokáže pokrýt. Proto je důležité mít kvalitní pohled, kde jsou přiřazení zdrojů přehledně zobrazena, a kde je možné přiřazení snadno vytvářet, přesouvat ze zdroje na zdroj, optimalizovat je a během toho sledovat aktuální vytížení zdrojů.
Cílem Diagramu zdrojů je zodpovědět otázku: "Ke kterým projektům/úkolům je zdroj přiřazený?" (V porovnání s Projektovým diagramem, kde se ptáme "V jakém stavu je projekt? Které zdroje na něm pracují?"). Můžete zde snadno vytvářet nová přiřazení, přesouvat je ze zdroje na zdroj a samozřejmě je i odstraňovat.
Optimalizujte přiřazení zdrojů pomocí Drag & Drop - kopírujte nebo přesouvejte přiřazení ze zdroje na zdroj pomocí myši přímo v Diagramu zdrojů.
Kontrolujte aktuální vytížení během úprav přímo v Diagramu zdrojů. To vám umožní optimálně rozvrhnout zdroje na úkoly.
Zdroje jsou většinou navzájem částečně zastupitelné. K úkolům lze přiřazovat nejen zdroje ale i také skupiny zdrojů. Proto je důležité sledovat v Diagramu vytížení i kumulované vytížení přes více zdrojů a skupin. Vytížení náležející skupinám nebo projektům označeným jako "nabídka" je v diagramu graficky odlišeno.
Řízení projektů se neobejde bez plánování nákladů a jejich následného sledování průběhu projektu. Nejen nad náklady, ale také nad hodinami a především termíny je nutné mít přehled a ihned identifikovat možné problémy. Vedoucí projektu musí mít všechny důležité veličiny přehledně na jednom místě a řídit odsud celý projekt jako pilot letadla ve svém kokpitu.
Termíny, hodiny a náklady jsou prezentovány přehledně na jednom místě. Více informací o projektovém kokpitu naleznete v uživatelské příručce.
Start, konec a všechny milníky projektu jsou zobrazeny v kokpitu na časové ose s identifikací zda se oproti plánu zpožďují.
V pm4u naleznete mnoho reportů, které umožňují pohledy na projekty z různých úhlů a umožní tak snadno identifikovat problémy.
Řízení projektu nekončí jeho naplánováním, ale je nutné stav projektu aktualizovat tak, aby stále korespondoval s reálným životem projektu. Pouze tak je možné reagovat včas na odchylky/konflikty v průběhu projektu. Každý zdroj musí mít možnost vyplňovat odpracované hodiny nebo je importovat z jiného softwaru a aktualizovat množství zbývajících hodin. To umožňuje vedoucímu projektu identifikovat rozdíly mezi plánem a aktuálním stavem.
Pro budoucí projekty je zapotřebí mít možnost porovnat původní plán s realitou a získat z odchylek zkušenosti pro příští projekty. Aby bylo možné toto porovnání vůbec provést, je nutné aby zdroje měli možnost zadávat jejich odpracované hodiny v pm4u. Tyto hodnoty je pak možné sledovat v nákladech na projekt a v kokpitu.
