Projektmanagement basierend auf Erfahrungen
Projektmanagement hört nicht bei der Planung auf sondern zeigt dynamisch wohin die Reise führt.
pm4u wird Ihnen die richtige Richtung zeigen.
Termine & Ressourcen & Kosten - Alles im Griff!
Definieren Sie den Projektverlauf mittels Vorgängen, Meilensteinen und Verknüpfungen in pm4u direkt im Projekt-Gantt. Mitarbeiter und Maschinen (Ressourcen) können zu Vorgängen direkt im Projekt-Gantt zugeordnet werden. Alle Modifikationen werden protokolliert. Das ermöglicht es Ihnen später, einen beliebigen älteren Stand des Projektes mit dem Aktuellen zu vergleichen.
Das Ressourcen-Gantt zeigt Ihnen die Sicht der Ressourcen. Es zeigt Ihnen die aktuellen Aufgaben und die Auslastung der Ressourcen über alle aktiven Projekte für einen gewählten Zeitraum. Mittels Drag & Drop können Ressourcen zu neuen Vorgängen zugewiesen oder bestehende Zuweisungen verschoben werden, um Überlasten auszugleichen.
Feste Kosten und Ressourcen-Kosten sind Alpha und Omega der Projektplanung und pm4u rechnet natürlich auch mit diesen Werten.
Termine, Stunden, Kosten. Die drei am meisten verfolgten Werte in der Projektverfolgung liefert unser Cockpit dem Projektleiter in graphischer Form. Der Projektleiter kann so einfach die geplanten, die bisherigen und die verbleibenden Stunden und Kosten mit den aktuellen Werten vergleichen.
Die Identifikation der Abweichungen zwischen dem Plan und der Realität sind die Basis, um Erfahrungen für die realistischere Planung von zukünftigen Projekten zu sammeln. Deshalb ist es wichtig, die geleisteten und verbleibenden Stunden zu Vorgängen in pm4u zu erfassen. In einer Monatstabelle können die Ressourcen die Stunden übersichtlich pflegen.
Die Projektverfolgung zeigt wohin die Reise im Projekt geht. Verknüpfungen zwischen den Vorgängen bilden die Basis und zeigen die Abhängigkeiten im Projekt. Das Abbilden von geleisteten und verbleibenden Stunden der Ressourcen sowie den tatsächlichen festen Kosten bilden die Datenbasis der Projektverfolgung. Damit erkennt der Projektleiter frühzeitig Abweichungen und kann Massnahmen ergreifen, um die Projektziele zu erreichen.
Erstellen und verwalten Sie die Projekte direkt im Project-Gantt und beobachten Sie den aktuellen Plan.
Um die Übersichtlichkeit in grösseren Projekten zu verbessern, ist es möglich die Arbeiten in s.g. Work Breakdown Structure in kleinere Einheiten aufzuteilen.
Erstellen Sie die Vorgänge im Plan mit Verknüpfungen (zum Beispiel: ein Vorgang kann erst beginnen, wenn ein anderer Vorgang erledigt ist). Pm4u bietet erweiterte Verknüpfungen an, so können sich die Vorgänge beliebig beeinflussen. Mehr über Verküpfungen finden Sie in der Benutzeranleitung, wo Sie auch ein kurzes Video-Tutorial anschauen können.
Ordnen Sie die Ressourcen direkt im Gantt zu den Vorgängen zu. Die Ressourcen-Zuweisungen kann man unter jedem Vorgang direkt im Projekt-Gantt sehen. Mehr lernen Sie in der Benutzeranleitung.
Alle Modifikationen in den Projekten werden in pm4u protokolliert. Das ermöglicht den aktuellen mit einem früheren Projektstand zu vergleichen. So kann man die Abweichungen zum Ursprungs-Plan identifizieren und frühzeitig Massnahmen vorsehen.
Optimale Verteilung der Ressourcen zu Vorgängen ist eine grosse Herausforderung. Auch sophistizierte Algorithmen für automatisierte Zuweisungen der Ressourcen an die Vorgänge können diese Aufgabe in der Regel nicht so gut lösen, wie ein erfahrener Projektleiter, der kleine Nuancen kennt, die keine Software abbedecken kann. Deshalb ist es wichtig, einen Ansicht zu haben, in der die Zuweisungen übersichtlich angezeigt werden und wo es möglich ist, sie einfach zu erstellen, von Ressource zu Ressource zu verschieben, zu optimieren und gleichzeitig eine aktuelle Auslastung von jeder Ressource zu sehen.
Im Ressourcen-Gantt findet man die Antwort auf die Frage "Zu welchen Projekten/Vorgängen ist die Ressource zugewiesen?" (Im Unterschied zum Project-Gantt, wo es um die Frage geht: "Wie sieht der Projektverlauf aus? Wer arbeitet an dem Projekt?"). Sie können hier neue Zuweisungen erstellen, sie von Ressource zu Ressource zu verschieben und natürlich auch löschen.
Optimieren Sie die Ressourcen-Zuweisungen mit Drag & Drop - kopieren oder verschieben Sie die Zuweisungen zwischen den Ressourcen mit der Maus direkt im Ressourcen-Gantt.
Beobachten Sie die aktuelle Auslastung während einer Modifikationen direkt im Ressourcen-Gantt. Es ermöglicht Ihnen, Ressourcen optimal zu Vorgängen zuzuweisen.
Die Ressourcen können sich teilweise vertreten oder es kann sein, dass während der Planungsphase noch nicht definiert ist, welche Ressource eine Arbeit ausführt. Deshalb und zur Überwachung der Auslastung einer Gruppe von Ressourcen, können zu Vorgängen nicht nur Einzel-Ressourcen sondern auch Ressourcen-Gruppen zugewiesen werden. Deshalb ist es wichtig auch die kumulierte Auslastung über mehrere Ressourcen und Gruppen im Auslastungsdiagramm zu kontrollieren. Man kan hier zusätzlich die Auslastung von Projekten mit dem Status Offerte oder die Gruppen-Auslastung anzeigen.
Zur Projektverfolgung gehört auch die Planung und Verfolgung der Kosten . Wir geben dem Projektleiter eine einfache vergleichende Auswertung zur Übersicht über die geplanten und aktuellen Kosten, den Stunden und den Terminen in Form eines Cockpits. Abweichungen und Probleme im Projekt sollen so möglichst früh erkannt werden, damit der Projektleiter als Pilot genügend Zeit hat, Massnahmen zur Anpassung der Route einzuleiten um das geplante Ziel zu erreichen.
Termine, Stunden und Kosten übersichtlich präsentiert an einem Ort. Mehrere Informationen über das Projekt-Cockpit finden Sie in der Benutzer Anleitung.
Start, Ende und alle Meilensteine des Projektes sind im Cockpit auf einer Zeitachse mit farblicher Hervorhebung von Verspätungen dargestellt.
In pm4u befinden sich viele Berichte, die Ihnen mit Hilfe von Filtern variable Sichten auf den Stand der Projekte geben und Ihnen gleichzeitig helfen Konflikte in den Projekten einfacher zu identifizieren.
Projektmanagement hört nicht mit der Planung auf, sondern es ist notwendig den Projektstand so zu aktualisieren, dass er immer mit dem aktuellen Projekt-Leben korrespondiert. Nur so kann man während dem Projektverlauf auf Abweichungen/Konflikte reagieren. Jede Ressource muss die Möglichkeit haben, die geleisteten Stunden an einem Projekt-Vorgang in pm4u zu erfassen die verbleibenden Stunden zu aktualisieren (Import aus anderen Zeiterfassungen ist auch möglich). Es ermöglicht dem Projektleiter die Differenzen zwischen den geplanten und den aktuell geleisteten Stunden zu sehen.
Für zukünftige Projekte ist es wichtig, den Plan mit der Realität vergleichen zu können und aus Abweichungen Lehren zu ziehen. Die Ressourcen sollen die Stunden in pm4u erfassen, damit der Vergleich möglich wird. Diese Werte werden nachher in den Projekt-Kosten und im Cockpit dargestellt.
